Welche Berichte schreibt ein INQA-Coach?
Ein INQA-Coach dokumentiert jedes Coaching in einem einzigen Formular mit dem Namen „Berichte zum INQA-Coaching“. Das Formular enthält fünf Teile: den Kick-off als Auftakt, drei Fortschrittsberichte zu den drei Arbeitsphasen und den Abschlussbericht. Der Coach füllt die Berichte aus und stellt sie dem Unternehmen zur Verfügung. Das Unternehmen lädt sie nach Abschluss des Coachings mit dem Vorhabenantrag im Förderportal Z-EU-S hoch.
Die Grundlage bildet die Richtlinie INQA-Coaching vom 12. Juni 2026. Sie beschreibt den Ablauf in drei Phasen: In der Initialphase werden Themenfelder und Ziele festgelegt, das Lab-Team bestimmt und ein Kick-off-Workshop durchgeführt. In der Innovationsphase setzt das Unternehmen das Arbeitsprogramm in Arbeitsphasen um, jeweils mit einer moderierten Planungs- und Auswertungssitzung. In der Lernphase werden die Ergebnisse gemeinsam ausgewertet (Richtlinie Nr. 2.2). Das Berichtsformular bildet genau diese Abfolge ab.
Die fünf Teile im Überblick
| Teil im Formular | Phase laut Richtlinie | Pflichtangaben im Formular |
|---|---|---|
| I. Kick-off | Initialphase | Datum des Kick-offs; Herausforderungen des Unternehmens im digitalen Wandel; Thema und Ziel; Vereinbarung für die erste Planungssitzung; festgelegte Gestaltungsfelder |
| II. Fortschrittsbericht zur 1. Arbeitsphase | Innovationsphase | Daten von Planungssitzung, Auswertungssitzung, Lenkungssitzung und Bericht; Ziel; Beschreibung der Durchführung; zentrale Ergebnisse und Lernerfahrungen; Bewertung durch den Lenkungskreis |
| III. Fortschrittsbericht zur 2. Arbeitsphase | Innovationsphase | wie Teil II |
| IV. Fortschrittsbericht zur 3. Arbeitsphase | Innovationsphase | wie Teil II |
| V. Abschlussbericht | Lernphase | Datum der Evaluationssitzung und des Berichts; Zusammenfassung und Bewertung des Gesamtergebnisses; Bewertung von Konzept und Methode; Fortführung im Unternehmen; festgestellter Qualifizierungsbedarf |
Auf der ersten Seite stehen außerdem der Name des Unternehmens, der Name des ersten und gegebenenfalls zweiten INQA-Coaches und die Wahl des Modells. Das Formular unterscheidet das kleine Modell, bei dem eine Arbeitsphase ohne Beteiligung der Geschäftsführung durchgeführt wird, und das klassische Modell ohne doppelte Rollenbesetzung.
Was gehört in den Kick-off?
Der Kick-off-Teil beschreibt den Ausgangspunkt des Coachings. Der INQA-Coach hält fest, vor welchen Herausforderungen das Unternehmen im digitalen Wandel steht, welches Thema und welches Ziel das Coaching verfolgt und was für die erste Planungssitzung vereinbart wurde. Dazu kreuzt der Coach die Gestaltungsfelder an, die als Beratungsschwerpunkte festgelegt wurden und für die er autorisiert ist.
Das Formular nennt sechs Gestaltungsfelder:
- Neue Geschäftsmodelle und Innovationsstrategien
- Produktionsmodell und Arbeitsorganisation
- Personalpolitik, Beschäftigung und Qualifizierung
- Sozialbeziehung und Kultur
- Führung, berufliche Entwicklung und Karriere
- Arbeitsplatz der Zukunft, Arbeitszeit- und Leistungspolitik
Wichtig: Laut Formular müssen die angekreuzten Gestaltungsfelder mit den Angaben in Z-EU-S identisch sein. Der Coach soll das Unternehmen auf diese Prüfung vor der Antragstellung hinweisen. Das im Kick-off gesetzte Ziel ist zugleich der Maßstab für den Abschlussbericht.
Was gehört in einen Fortschrittsbericht?
Ein Fortschrittsbericht dokumentiert eine abgeschlossene Arbeitsphase. Der INQA-Coach trägt die Daten der Planungssitzung, der Auswertungssitzung und der Lenkungssitzung zur Bewertung ein und beschreibt dann in vier Feldern das Ziel der Arbeitsphase, die Durchführung, die zentralen Ergebnisse mit Lernerfahrungen sowie die Bewertung durch den Lenkungskreis und die Bedeutung der Ergebnisse für das Unternehmen. Das Formular sieht drei solcher Berichte vor.
Für gute Fortschrittsberichte hat sich bewährt:
- Ziel konkret benennen. Wenn das Ziel aus dem Kick-off unverändert bleibt, darf das so stehen. Wenn es angepasst wurde, kurz begründen.
- Durchführung als Ablauf schildern. Welche Schritte hat das Lab-Team gegangen, welche Methoden wurden genutzt, wer war beteiligt.
- Ergebnisse von Lernerfahrungen trennen. Ergebnisse sind das, was jetzt vorliegt. Lernerfahrungen sind das, was das Team über die Arbeitsweise gelernt hat.
- Bewertung des Lenkungskreises wiedergeben. Die Richtlinie weist dem Lenkungskreis ausdrücklich die Aufgabe zu, den Fortschritt zu bewerten (Nr. 2.2). Diese Bewertung gehört in den Bericht, nicht nur die Sicht des Coaches.
Was gehört in den Abschlussbericht?
Der Abschlussbericht bewertet das Coaching als Ganzes. Der INQA-Coach fasst das Gesamtergebnis zusammen und vergleicht es laut Formularhinweis mit dem Ziel aus dem Kick-off. Danach bewertet er Konzept und Methode der Arbeitsphasen, beschreibt, wie das Unternehmen den Innovationsprozess fortführt, und hält Vereinbarungen für das weitere Vorgehen fest. Zum Schluss fragt das Formular, ob ein Qualifizierungsbedarf festgestellt wurde und welche Schulungsangebote bekannt sind.
Die Richtlinie formuliert den Zweck der Lernphase so: Die Ergebnisse sollen als Grundlage für eine eigenständige Fortführung des Innovationsprozesses im Betrieb dienen (Nr. 2.2). Ein Abschlussbericht, der nur Ergebnisse aufzählt, aber nichts zur Fortführung sagt, lässt diesen Teil offen.
Welche Fristen gelten für die INQA-Berichte?
Für jeden Bericht gilt laut Formular: Der INQA-Coach übersendet ihn nach Abschluss der Arbeitsphase innerhalb einer Woche an das Unternehmen und an die zuständige INQA-Beratungsstelle. Für das Coaching insgesamt setzt die Richtlinie vom 12.06.2026 weitere Fristen.
| Frist | Inhalt | Fundstelle |
|---|---|---|
| 1 Woche | Bericht nach Abschluss der Arbeitsphase an Unternehmen und Beratungsstelle | Formular „Berichte zum INQA-Coaching“ |
| 7 Monate | Coaching abgeschlossen nach Ausgabe des INQA-Coaching-Schecks; Verlängerung in Ausnahmefällen | Richtlinie Nr. 5.2 |
| 1 Monat | Antrag bei der DRV Knappschaft-Bahn-See nach Beendigung des Coachings, sofern die sieben Monate ausgeschöpft wurden | Richtlinie Nr. 7.2 |
| 30.06.2028 | letzte Ausgabe von INQA-Coaching-Schecks (später nur mit Zustimmung des BMAS) | Richtlinie Nr. 5.2 |
| 31.12.2028 | spätestes Ende eines INQA-Coachings | Richtlinie Nr. 5.2 |
| 31.01.2029 | letzte Antragstellung | Richtlinie Nr. 7.2 |
Den genauen Förderzeitraum eines Coachings entnimmt das Unternehmen seinem INQA-Coaching-Scheck in Z-EU-S.
Wie werden die Berichte eingereicht?
Die Berichte reicht nicht der Coach ein, sondern das Unternehmen. Laut der Übersicht der einzureichenden Unterlagen (Stand Juni 2026) lädt das Unternehmen im Vorhabenantrag in Z-EU-S vier Nachweise des durchgeführten Coachings hoch:
- Übersicht zu den Teilnehmenden: vom Unternehmen vollständig ausgefüllt und unterschrieben.
- Berichte zum INQA-Coaching: vom INQA-Coach ausgefüllt und dem Unternehmen zur Verfügung gestellt.
- Übersicht Tagewerke: vom INQA-Coach ausgefüllt, unterschrieben und dem Unternehmen zur Verfügung gestellt.
- Feedbackbogen: vom Unternehmen online ausgefüllt und als PDF gespeichert.
Reicht der Platz in einem Feld nicht aus, gibt es das Zusatzformular „Zusätzliche Informationen“. Dort muss immer erkennbar sein, auf welches Formular und welchen Punkt sich die Ergänzung bezieht. Die Geschäftsführung bestätigt mit ihrer Unterschrift auf der Übersicht zu den Teilnehmenden, dass die Angaben im Bericht, in der Übersicht Tagewerke und in der Übersicht zu den Teilnehmenden korrekt sind.
Häufige Fragen
Wie viele Berichte gehören zu einem INQA-Coaching?
Ein INQA-Coaching wird in einem Formular mit fünf Teilen dokumentiert: Kick-off, drei Fortschrittsberichte und Abschlussbericht. So sieht es das Formular „Berichte zum INQA-Coaching“ in der Fassung vom 01.02.2026 vor.
Wer unterschreibt die INQA-Berichte?
Das Berichtsformular selbst hat kein Unterschriftsfeld. Die Geschäftsführung des Unternehmens bestätigt die Richtigkeit der Berichte mit ihrer Unterschrift auf der Übersicht zu den Teilnehmenden. Die Übersicht Tagewerke unterschreibt der Coach.
Gibt es noch getrennte Formulare je Unternehmensgröße?
Ältere Vorlagen waren nach Beschäftigtenzahl getrennt. Das aktuelle Formular ist ein gemeinsames Dokument, in dem das kleine oder das klassische Modell angekreuzt wird.
Darf ein INQA-Coaching digital stattfinden?
Ja, laut Richtlinie Nr. 2.2 ganz oder teilweise, sofern technisch und organisatorisch möglich und keine Beschäftigten dadurch vom Beratungsprozess ausgeschlossen werden. In der Regel findet das Coaching vor Ort im Betrieb statt.