BAFA-Verwendungsnachweis: Unterlagen, Ablauf und Fristen.

Was ist der BAFA-Verwendungsnachweis?

Mit dem BAFA-Verwendungsnachweis weist das beratene Unternehmen nach, dass die Beratung durchgeführt und vollständig bezahlt wurde. Laut Förderrichtlinie reicht es die Unterlagen nach Abschluss der Beratung elektronisch bei der Leitstelle ein. Die Leitstelle prüft vor und gibt den Vorgang mit einem Votum an das BAFA. Bewilligung und Auszahlung des Zuschusses erfolgen erst nach der abschließenden Prüfung durch das BAFA.

Antragsteller und Zuwendungsempfänger ist das beratene Unternehmen, nicht der Berater. Der Zuschuss wird laut Richtlinie an das Unternehmen ausgezahlt. Für Sie als Berater ist der Nachweis trotzdem der Moment, in dem sich Sorgfalt zeigt: Jede Rückfrage verschiebt die Auszahlung für Ihren Kunden.

Wie verläuft ein BAFA-Vorgang vom Antrag bis zur Auszahlung?

Ein BAFA-Vorgang folgt laut Förderrichtlinie einer festen Abfolge aus Antrag, Informationsschreiben, Beratung, Verwendungsnachweis und Prüfung. Der Antrag wird online über die Antragsplattform des BAFA gestellt und über eine frei wählbare Leitstelle an das BAFA gerichtet. Mit der Beratung darf erst nach Erhalt des Informationsschreibens der Leitstelle begonnen werden. Schon ein vorher geschlossener Beratungsvertrag gilt als Beginn.

Welche Unterlagen gehören zum Verwendungsnachweis?

Die BAFA-Förderrichtlinie nennt in Nr. 7.2.3 abschließend, welche Unterlagen der Leitstelle vollständig und elektronisch vorliegen müssen. Mehrere davon muss das Unternehmen eigenhändig unterschreiben. Fehlt eine Unterlage oder eine Unterschrift, folgt in der Regel eine Rückfrage. Prüfen Sie die Liste vor dem Hochladen Punkt für Punkt.

1. Verwendungsnachweisformular, ausgefüllt und vom Unternehmen eigenhändig unterschrieben.
2. Formular zur EU-KMU- und De-minimis-Erklärung, ausgefüllt und vom Unternehmen unterschrieben.
3. Erklärung zur Kenntnisnahme des Merkblatts zur Achtung der Charta der Grundrechte der EU, vom Unternehmen eigenhändig unterschrieben.
4. Beratungsbericht, von Berater und Unternehmen unterschrieben, mit dem ausgefüllten Fragebogen zu den bereichsübergreifenden Grundsätzen des ESF Plus.
5. Rechnung des Beratungsunternehmens.
6. Kontoauszug des Unternehmens über die vollständige Zahlung des Honorars.
7. Bestätigungsschreiben des regionalen Ansprechpartners, nur bei Unternehmen bis zu einem Jahr nach der Gründung.

Laut BAFA-Merkblatt überträgt das Unternehmen die Antworten des ESF-Fragebogens zusätzlich in das elektronische Formular zum Verwendungsnachweis. Wickeln Sie den Vorgang als Bevollmächtigter für Ihren Kunden ab, gehört aus der Praxis auch die Vollmacht dazu.

Was gilt für Zahlung und Kontoauszug?

Der BAFA-Zuschuss wird laut Förderrichtlinie nur gewährt, wenn das Unternehmen die Rechnung einschließlich Umsatzsteuer in voller Höhe anerkannt und bezahlt hat. Das wird durch den Kontoauszug im Verwendungsnachweis belegt. Bei Barzahlung oder Verrechnung gibt es keinen Zuschuss. Das Honorar darf auch nicht vom Berater oder von ihm verbundenen Dritten vorfinanziert oder übernommen werden.

Förderfähig sind laut Richtlinie höchstens 3.500 Euro Beratungskosten ohne Umsatzsteuer. Der Zuschuss beträgt je nach Standort der Betriebsstätte 50 % (höchstens 1.750 Euro) oder 80 % (höchstens 2.800 Euro). Nachträgliche Rabatte sind dem BAFA mitzuteilen und mindern den Zuschuss.

Aus der Praxis: Reichen Sie den echten Kontoauszug ein, nicht ein Umsatzdetail aus dem Online-Banking.

Welche Frist gilt für den Verwendungsnachweis?

Für den BAFA-Verwendungsnachweis gilt laut Förderrichtlinie Nr. 7.2.3 eine feste Frist: Nach Abschluss der Beratung, spätestens jedoch sechs Monate nach Erhalt des Informationsschreibens der Leitstelle, müssen alle Unterlagen vollständig bei der Leitstelle vorliegen. Die Frist läuft ab dem Informationsschreiben, nicht ab dem Ende der Beratung. Wer spät mit der Beratung beginnt, hat entsprechend weniger Zeit für Bericht und Nachweis.

Laut Richtlinie Nr. 7.2.5 müssen sämtliche Unterlagen vollständig und fristgerecht bei der Leitstelle eingegangen sein. Verlassen Sie sich deshalb nicht auf Puffer nach Fristende.

Ein praktischer Rat aus der Agenturpraxis: Beginnen Sie den Bericht mit dem ersten Beratungstag, nicht nach dem letzten. Dann ist der Nachweis fertig, bevor die Frist in Sichtweite kommt.

Woran scheitert der Verwendungsnachweis in der Praxis?

Rückfragen zum BAFA-Verwendungsnachweis entstehen fast immer an Formalien, nicht an der Beratung selbst. Die häufigsten Ursachen lassen sich vor dem Hochladen mit der Liste aus der Förderrichtlinie abgleichen. Jede vermiedene Rückfrage bringt Ihrem Kunden die Auszahlung früher und spart Ihnen Erklärungen.

• Der Zahlungsnachweis fehlt: Die Rechnung liegt bei, der Kontoauszug nicht.
• Statt des Kontoauszugs wird ein Umsatzdetail aus dem Online-Banking eingereicht.
• Formular oder Erklärungen sind nicht eigenhändig unterschrieben oder tragen ein falsches Datum.
• Im Beratungsbericht fehlt der ESF-Fragebogen oder eine der beiden datierten Erklärungen.
• Der Bericht ist inhaltlich zu dünn und wird zusammen mit dem Nachweis beanstandet.
• Bei jungen Unternehmen fehlt das Bestätigungsschreiben des regionalen Ansprechpartners.
• Die Frist wurde übersehen, weil der Vorgang zwischen anderen Mandaten untergegangen ist.

Häufige Fragen zum BAFA-Verwendungsnachweis

Wann wird der Zuschuss ausgezahlt?

Nach der abschließenden Prüfung von Antrags- und Verwendungsnachweisunterlagen durch das BAFA. Die Leitstelle prüft vorher und gibt ein Votum ab. Eine Bearbeitungsdauer nennt die Richtlinie nicht. Vollständige Unterlagen beim ersten Einreichen sind der wirksamste Hebel gegen Verzögerungen.

Bis wann muss der Verwendungsnachweis eingereicht sein?

Laut Förderrichtlinie nach Abschluss der Beratung, spätestens sechs Monate nach Erhalt des Informationsschreibens der Leitstelle. Bis dahin müssen alle Unterlagen vollständig und elektronisch bei der Leitstelle vorliegen.

Wer reicht den Verwendungsnachweis ein, Berater oder Kunde?

Antragsteller ist das beratene Unternehmen. Es unterschreibt Formular und Erklärungen eigenhändig. Liegt Ihnen eine Vollmacht vor, können Sie den Vorgang für Ihren Kunden abwickeln. Ohne Vollmacht reicht der Kunde ein, und Sie liefern Bericht und Rechnung zu.

Was passiert bei einer Rückfrage?

Die Leitstelle klärt den Sachverhalt auf und fordert fehlende oder unklare Unterlagen nach. Der Vorgang ist damit nicht verloren, aber die Auszahlung verschiebt sich. Rückfragen kosten neben Zeit auch Vertrauen beim Kunden.

Muss die Rechnung vor dem Verwendungsnachweis bezahlt sein?

Ja. Laut Förderrichtlinie muss das Unternehmen die Rechnung einschließlich Umsatzsteuer in voller Höhe bezahlt haben und das mit seinem Kontoauszug belegen. Barzahlung und Verrechnung schließen den Zuschuss aus.