BAFA-Beratungsbericht: Was muss rein?

Warum entscheidet der Beratungsbericht über die Förderung?

Der BAFA-Beratungsbericht ist laut Merkblatt die einzige Grundlage, auf der die Bewilligungsbehörde beurteilen kann, ob eine Beratung den Mindestanforderungen der Förderrichtlinie entspricht. Er gehört zum Verwendungsnachweis und wird dort hochgeladen. Gefördert werden nur konzeptionelle und individuelle Beratungen. Ob eine Beratung diese Anforderung erfüllt, liest die Förderstelle allein am Bericht ab, nicht an Ihrem Eindruck vom Kundentermin.

Für Sie als Berater heißt das: Eine gute Beratung mit einem dünnen Bericht wird wie eine dünne Beratung behandelt. Rückfragen kosten Zeit und stellen vor dem Kunden Ihre Arbeit in Frage, obwohl die Beratung längst gut gelaufen ist.

Was verlangt das BAFA-Merkblatt mindestens?

Das BAFA-Merkblatt „Beratungsinhalte und Beratungsbericht“ (Stand 18.01.2023) nennt fünf Mindestanforderungen an jeden Beratungsbericht. Dazu kommen der ausgefüllte Fragebogen zu den bereichsübergreifenden Grundsätzen des ESF Plus und zwei unterschriebene Erklärungen. Eine Vorgabe zur Seitenzahl gibt es nicht. Die Förderrichtlinie stellt ausdrücklich keine Anforderungen an den Textumfang.

Zusätzlich verlangt das Merkblatt im Bericht die Daten der einzelnen Beratungstage mit den jeweiligen Stunden.

Welche Erklärungen und Unterschriften gehören in den Bericht?

Der BAFA-Beratungsbericht braucht laut Merkblatt zwei Erklärungen mit Datum. Das beratene Unternehmen bestätigt, dass der Bericht die tatsächlich erbrachte Beratung dokumentiert, und vermerkt, ob weitere Leistungen erbracht wurden. Die Beraterin oder der Berater bestätigt mit Unterschrift, dass der Bericht selbst erstellt wurde und alle durchgeführten Beratungsleistungen enthält. Die Förderrichtlinie verlangt, dass beide Seiten den Bericht unterschreiben.

Gefördert wird die Beratung nur, wenn Sie als Beratungsunternehmen beim BAFA registriert und freigeschaltet sind. Was dafür nötig ist, steht im Ratgeber zur BAFA-Listung. Der Bericht ist dem Unternehmen laut Richtlinie unmittelbar nach Abschluss der Beratung auszuhändigen. Nachträgliche Ergänzungen sind laut Merkblatt nur möglich, wenn sie Details zu Themen betreffen, die schon im Bericht stehen.

Aus der Praxis: Unterschreiben Sie handschriftlich und scannen Sie das Dokument ein.

Was gilt für den ESF-Fragebogen?

Der Fragebogen zu den bereichsübergreifenden Grundsätzen des ESF Plus ist laut BAFA-Merkblatt Bestandteil des Beratungsberichts und wird von der Beraterin oder dem Berater vollständig ausgefüllt. Abgefragt werden Gleichstellung der Geschlechter, Antidiskriminierung und ökologische Nachhaltigkeit. Jedes Thema, das in der Beratung behandelt oder berührt wurde, wird mit „Ja“ beantwortet. Steht überall „Nein“, müssen Sie im Bericht begründen, warum kein Bezug bestand.

Das Unternehmen überträgt die Antworten später zusätzlich in das elektronische Formular zum Verwendungsnachweis. Den Fragebogen selbst finden Sie auf der BAFA-Seite zur Unternehmensberatung unter „Formulare“.

Eine bewährte Gliederung aus der Praxis: elf Kapitel

Das Merkblatt schreibt Inhalte vor, aber keine Kapitelfolge. Die folgende Gliederung stammt aus BAFA-Vorgängen, die ich in einer Fördermittelagentur abgewickelt habe. Sie deckt die fünf Mindestanforderungen ab und macht den roten Faden für die Prüfung sichtbar.

1. Einführung: wer wurde wann und zu welchem Thema beraten.
2. Unternehmensbeschreibung: Steckbrief und Einordnung von Lage, Markt und Ausgangssituation (Anforderung 1).
3. Beratungsthema: welche Fragestellung am Anfang stand und woraus sie sich ergab.
4. Beratungsauftrag: was genau beauftragt wurde und in welchem Umfang (Anforderung 1).
5. Projektzeiten: die Beratungstage mit Datum, Stunden und Inhalt.
6. Bewertungsübersicht: der Reifegrad der betrachteten Handlungsfelder, zusammengefasst (Anforderungen 2 und 3).
7. Auswertung und Maßnahmen: die Erhebung im Detail mit Schwachstellen und Ursachen (Anforderung 4).
8. Handlungsempfehlung: die Kernempfehlungen, priorisiert und begründet (Anforderung 5).
9. Anleitung zur Umsetzung: wie die Empfehlungen im Betrieb umgesetzt werden (Anforderung 5).
10. Fazit: Zusammenfassung mit Blick nach vorn.
11. Erklärung zum Beratungsbericht: die unterschriebenen Erklärungen von Unternehmen und Berater.

Die Gliederung allein macht noch keinen förderfähigen Bericht. Sie sorgt dafür, dass die Förderstelle jede Anforderung an einer festen Stelle findet.

Was heißt „konzeptionell“ im BAFA-Beratungsbericht?

Konzeptionell ist eine Beratung laut BAFA-Merkblatt, wenn sie dem Unternehmen eine Entscheidungshilfe bietet. Der Berater analysiert die Lage im Rahmen des Auftrags, benennt Schwachstellen und ihre Ursachen und legt darauf aufbauend Verbesserungsvorschläge mit konkreten Anleitungen zur Umsetzung vor. Eine Analyse mit Schwachstellenliste reicht nicht, selbst wenn sie gut ist. Entscheidend sind betriebsindividuelle Empfehlungen mit Umsetzungsanleitung.

Die Vorschläge müssen laut Merkblatt zu den finanziellen, personellen und organisatorischen Möglichkeiten des Unternehmens passen. Gibt es mehrere Lösungen, wägen Sie Vor- und Nachteile ab und begründen Ihre Wahl. Allgemeine Ratschläge wie „Werbung ist zu verstärken“ nennt das Merkblatt ausdrücklich als nicht ausreichend.

Was gilt laut BAFA nicht als Beratungsbericht?

Das BAFA-Merkblatt grenzt klar ab, welche Texte die Anforderungen nicht erfüllen. Kein Beratungsbericht im Sinne der Förderrichtlinie sind demnach:

• bloße Beschreibungen der erbrachten Leistungen (Tätigkeitsnachweis),
• reine Projektbeschreibungen oder Berichte in Form von Skizzen,
• lehrbuchartige Ausführungen,
• Texte aus vorgefertigten Bestandteilen und gleichlautenden Passagen,
• der Hinweis, alles sei mündlich ausreichend besprochen worden.

Für Ihre Arbeit heißt das: Textbausteine aus anderen Mandaten oder allgemeine KI-Texte ohne Bezug zum Unternehmen sind genau der Fall, den das Merkblatt ausschließt.

Woran scheitern Beratungsberichte in der Praxis?

Die meisten Rückfragen zu BAFA-Beratungsberichten haben wenige, wiederkehrende Ursachen. Fast immer fehlt die Verbindung zwischen der Lage des Unternehmens und den Empfehlungen, oder die Formalien sind unvollständig. Die folgende Liste stammt aus der Praxis und lässt sich vor dem Hochladen in wenigen Minuten gegenprüfen.

• Die Empfehlungen stehen unverbunden neben der Ausgangslage. Es fehlt die Herleitung, warum gerade diese Maßnahmen.
• Beratungstage und Stunden fehlen oder passen nicht zum beschriebenen Inhalt.
• Der Bericht beschreibt Zustände, statt Handlungsfelder zu bewerten und zu priorisieren.
• Textbausteine aus anderen Mandaten passen sichtbar nicht zum Unternehmen.
• Die Umsetzungsanleitung bleibt abstrakt: kein Zeithorizont, keine Verantwortlichkeiten, keine Reihenfolge.
• Der ESF-Fragebogen fehlt, oder bei durchgehend „Nein“ fehlt die Begründung.
• Eine der beiden Erklärungen ist nicht unterschrieben oder nicht datiert.

Häufige Fragen zum BAFA-Beratungsbericht

Wie lang muss ein BAFA-Beratungsbericht sein?

Eine Mindestlänge gibt es nicht. Laut BAFA-Merkblatt stellt die Förderrichtlinie keine Anforderungen an den Textumfang. Entscheidend ist, dass die fünf Mindestanforderungen erfüllt sind und die Empfehlungen aus der Lage des Unternehmens hergeleitet werden.

Darf ich den Bericht mit KI-Unterstützung schreiben?

Entscheidend ist das Ergebnis und Ihre Verantwortung dafür. Sie bestätigen mit Ihrer Unterschrift, dass der Bericht von Ihnen erstellt wurde und alle Beratungsleistungen enthält. Ein Werkzeug ändert daran nichts: Sie prüfen jeden Abschnitt, korrigieren, was nicht stimmt, und unterschreiben erst dann. Allgemeine Texte ohne Bezug zum Mandat schließt das Merkblatt aus.

Wer unterschreibt den Beratungsbericht?

Beide Seiten. Laut Förderrichtlinie unterschreiben das beratene Unternehmen und die Beraterin oder der Berater. Laut Merkblatt enthält der Bericht dazu je eine Erklärung mit Datum: vom Unternehmen zur tatsächlich erbrachten Beratung, vom Berater zur eigenen Erstellung und Vollständigkeit.

Gehört der Bericht zum Verwendungsnachweis?

Ja. Der von beiden Seiten unterschriebene Bericht mit ausgefülltem ESF-Fragebogen wird laut Förderrichtlinie mit dem Verwendungsnachweis bei der Leitstelle eingereicht. Welche Unterlagen sonst noch dazugehören, steht im Ratgeber zum BAFA-Verwendungsnachweis.

Wie viele Beratungstage darf ein BAFA-Bericht abdecken?

Laut BAFA-Merkblatt höchstens fünf Tage zu je acht Stunden, also 40 Stunden. Reisezeiten, Pausen und die Zeit für das Schreiben des Berichts zählen nicht mit. Längere Beratungen werden nicht gefördert.