INQA-Coaching: Der Ablauf von der Interessenbekundung bis zum Verwendungsnachweis.

Was regelt die neue INQA-Coaching-Richtlinie vom 12. Juni 2026?

Die INQA-Coaching-Richtlinie des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom 12. Juni 2026 ist am 22. Juni 2026 im Bundesanzeiger veröffentlicht worden (BAnz AT 22.06.2026 B2). Sie ersetzt die Richtlinie vom 11. April 2024 und gilt bis zum 31. Dezember 2029. Gefördert werden beteiligungsorientierte Beratungsprozesse aus Mitteln des ESF Plus. Bewilligungsbehörde ist die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft Bahn-See (DRV KBS) in Cottbus.

Für die Praxis wichtiger als die Gesamtlaufzeit sind die Stichtage für Scheck, Coaching und Antrag. Sie stehen in der folgenden Übersicht.

Welche Eckdaten gelten für das INQA-Coaching?

Die Richtlinie vom 12. Juni 2026 legt in Nr. 5.2 und 7.2 Umfang, Tagessatz, Förderanteil und Stichtage fest. Ein Coaching umfasst höchstens zwölf Beratungstage zu je acht Stunden und muss innerhalb von sieben Monaten nach Ausgabe des INQA-Coaching-Schecks abgeschlossen sein. Die Förderung folgt dem Erstattungsprinzip: Das Unternehmen bezahlt das Coaching zunächst selbst und erhält den Zuschuss erst nach Abschluss und Prüfung.

Welche Unternehmen können ein INQA-Coaching erhalten?

Antragsberechtigt sind laut Richtlinie Nr. 3.2 kleine und mittlere Unternehmen nach EU-Definition mit Sitz und Arbeitsstätte in Deutschland, dazu Angehörige der Freien Berufe und gemeinnützige Unternehmen. Das Unternehmen muss bei der Erstberatung seit mindestens zwei Jahren am Markt bestehen. Es braucht mindestens eine sozialversicherungspflichtig beschäftigte Person in Vollzeit, gemessen im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr und zum Start des Coachings.

Ausgeschlossen sind unter anderem Unternehmen, die schon am INQA-Coaching teilgenommen haben, und Unternehmen, die selbst als Berater zu Personalpolitik oder Arbeitsorganisation tätig sind. Geschäftsführung, Minijobber, Auszubildende und Beschäftigte in Mutterschutz oder Elternzeit zählen bei der Mindestbeschäftigung nicht mit.

Wer darf INQA-Coachings durchführen?

INQA-Coachings dürfen laut Richtlinie ausschließlich Coaches durchführen, die für das Programm autorisiert sind. Eine Unterbeauftragung anderer Coaches ist nicht gestattet. Die Autorisierung und die Pflege des INQA-Coaching-Pools liegen beim übergeordneten Zentrum. Unternehmen wählen ihren Coach selbst aus dem Pool auf inqa.de. Die INQA-Beratungsstellen dürfen keine Coaches empfehlen oder vermitteln.

Auf inqa.de heißt es derzeit, der Autorisierungszeitraum für 2026 sei abgelaufen (abgerufen am 02.10.2026). Dieser Ratgeber richtet sich deshalb an Coaches, die bereits autorisiert sind.

Wie läuft ein INQA-Coaching Schritt für Schritt ab?

Ein INQA-Coaching beginnt bei einer INQA-Beratungsstelle und endet mit dem Antrag auf Erstattung bei der DRV KBS. Anders als bei vielen Förderprogrammen stellt das Unternehmen den eigentlichen Förderantrag erst nach dem Coaching. Vorher steht die Erstberatung mit Interessenbekundung, an deren Ende die Beratungsstelle den INQA-Coaching-Scheck ausstellt. Mit dem Scheck ist der vorzeitige Beginn zugelassen.

1. Erstberatung und Interessenbekundung: Die INQA-Beratungsstelle prüft die Förderfähigkeit und den Veränderungsbedarf. Die Interessenbekundung wird im Förderportal Z-EU-S erfasst.
2. INQA-Coaching-Scheck: Die Beratungsstelle stellt den Scheck aus. Er enthält den Beratungsumfang und eine Empfehlung zu den Handlungsschwerpunkten und nennt den Förderzeitraum. Mit dem Scheck ist der vorzeitige Vorhabenbeginn zugelassen, laut Richtlinie auf Risiko des Unternehmens.
3. Auswahl des Coaches: Das Unternehmen wählt einen autorisierten Coach aus dem INQA-Coaching-Pool.
4. Initialphase mit Kick-off-Workshop: Themenfelder und Ziele werden festgelegt, das Lab-Team bestimmt, der Kick-off-Workshop durchgeführt.
5. Innovationsphase mit Arbeitsphasen: Das Arbeitsprogramm wird in definierten Arbeitsphasen umgesetzt. Jede Arbeitsphase beginnt mit einer moderierten Planungssitzung und endet mit einer Auswertungssitzung.
6. Lernphase: Die Ergebnisse werden gemeinsam ausgewertet und bilden die Grundlage, den Prozess im Betrieb selbst weiterzuführen.
7. Antrag auf Erstattung mit Nachweisen: Das Unternehmen stellt den Vorhabenantrag in Z-EU-S bei der DRV KBS, zusammen mit den Nachweisen zum Coaching. Laut Richtlinie können Antrag und Verwendungsnachweis früher eingereicht werden, wenn das Coaching früher endet.
8. Prüfung und Erstattung: Die DRV KBS prüft formelle Voraussetzungen und Ergebnisse, erteilt den Zuwendungsbescheid und erstattet den Zuschuss.
9. Abschlussgespräch: In der Regel drei bis sechs Monate nach dem Coaching führt die Beratungsstelle ein Abschlussgespräch mit dem Unternehmen.

Welche Rollen und Modelle gibt es im INQA-Coaching?

Die Richtlinie schreibt eine spezifische agile Methode mit festem Rollenkonzept vor. Der Lenkungskreis aus Geschäftsführung und Beschäftigten setzt die Themen und bewertet den Fortschritt. Das Lab-Team aus Beschäftigten der betroffenen Bereiche entwickelt die Lösungen. Eine verantwortliche Person des Lab-Teams ist Ansprechpartner für Coach und Lenkungskreis. Die Beschäftigten und, falls vorhanden, ihre Interessenvertretung sind ausdrücklich einzubeziehen.

Die amtlichen Formulare zum Coaching (Stand Juni 2026) unterscheiden ein klassisches und ein kleines Modell. Laut Formular „Übersicht zu den Teilnehmenden“ kann das kleine Modell gewählt werden, wenn das Unternehmen weniger als 10 Vollzeitäquivalente hat oder das Coaching in einer Organisationseinheit mit weniger als 10 Vollzeitäquivalenten stattfindet.

Welche Dokumentation liefert der Coach?

Für den Antrag auf Erstattung lädt das Unternehmen laut KBS-Übersicht „Einzureichende Unterlagen für KMU“ (Stand Juni 2026) vier Nachweise zum durchgeführten Coaching in Z-EU-S hoch. Zwei davon erstellt der Coach: die Berichte zum INQA-Coaching und die Übersicht der Tagewerke. Ohne diese Unterlagen kann die DRV KBS den Antrag nicht abschließend prüfen.

Laut Berichtsformular übersenden Sie jeden Bericht nach Abschluss der Arbeitsphase innerhalb einer Woche an das Unternehmen und die zuständige Beratungsstelle. Die im Kick-off festgelegten Gestaltungsfelder müssen mit den Angaben in Z-EU-S übereinstimmen. Was in die einzelnen Berichte gehört, lesen Sie im Ratgeber zu den INQA-Berichten.

Woran hakt es beim Antrag auf Erstattung?

Rückfragen der DRV KBS zum INQA-Coaching entstehen laut KBS-Übersicht „Einzureichende Unterlagen“ oft an Formalien, die mit dem Coaching selbst wenig zu tun haben. Als Coach können Sie Ihren Kunden früh darauf hinweisen, denn der Antrag wird erst nach dem Coaching gestellt und die Frist ist kurz.

• Statt Kontoauszügen werden Umsatzdetails oder Kontoumsätze aus dem Online-Banking eingereicht. Die KBS akzeptiert nur Kontoauszüge.
• Der Name des Unternehmens weicht zwischen Registerauszug, De-minimis-Erklärung und Z-EU-S ab.
• Der Transparenzregisterauszug fehlt. Die Ausstellung kann mehrere Wochen dauern, die KBS empfiehlt, ihn schon zu Beginn des Coachings zu beantragen.
• Die Gestaltungsfelder im Bericht stimmen nicht mit Z-EU-S überein.
• Tagewerke-Übersicht oder Teilnehmerübersicht sind nicht unterschrieben.

Häufige Fragen zum INQA-Coaching

Wie viele Tage umfasst ein INQA-Coaching?

Höchstens zwölf Beratungstage zu je acht Stunden. Die Tage können laut Richtlinie auf mehrere Termine aufgeteilt werden. Das Coaching muss innerhalb von sieben Monaten nach Ausgabe des INQA-Coaching-Schecks abgeschlossen sein.

Wie hoch ist die Förderung?

Der Tagessatz beträgt höchstens 1.200 Euro netto. Der Zuschuss liegt bei 80 % dieses höchstens zulässigen Tagessatzes je Beratungstag. 20 % des förderfähigen Honorars bringt das Unternehmen als Barmittel selbst auf. Ausgezahlt wird erst nach Abschluss und Prüfung, das Unternehmen geht also in Vorleistung.

Muss das Unternehmen vor dem Coaching einen Bescheid abwarten?

Nein. Voraussetzung ist der INQA-Coaching-Scheck der Beratungsstelle. Mit dem Scheck ist der vorzeitige Vorhabenbeginn zugelassen, laut Richtlinie auf Risiko des Unternehmens. Den eigentlichen Antrag stellt das Unternehmen nach dem Coaching bei der DRV KBS.

Welche Berichte schreibt ein INQA-Coach?

Den Kick-off, drei Fortschrittsberichte zu den Arbeitsphasen und den Abschlussbericht, zusammen im Formular „Berichte zum INQA-Coaching“. Dazu kommt die unterschriebene Übersicht der Tagewerke. Die Übersicht zu den Teilnehmenden füllt das Unternehmen aus.

Was ist der Unterschied zwischen klassischem und kleinem Modell?

Laut den amtlichen Formularen (Stand Juni 2026) ist das kleine Modell für Unternehmen oder Organisationseinheiten mit weniger als 10 Vollzeitäquivalenten gedacht. Die Berichtslogik mit Kick-off, Fortschrittsberichten und Abschlussbericht gilt in beiden Modellen.